نرم افزار اکسس چیست و دقیقاً چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزارهای آفیس از رایج‌ترین نرم افزارها در هر سیستمی هستند که تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها بخش عمده‌ای از کارهای خود را با کمک این برنامه‌ها انجام می‌دهند. اغلب افراد نحوه کارکردن با نرم افزار اکسل و ورد را می‌دانند، اما با نرم افزار اکسس آشنایی چندانی ندارند. خیلی از افراد نمی‌دانند که چه زمانی باید به سراغ استفاده از اکسس بروند. اگر در سازمان‌های بزرگ با اطلاعات زیاد سروکار دارید یا در محیط کاری خود با لیست زیادی از اجناس روبه رو هستید و حتماً نیاز است تا این حجم بالای داده‌ها را در یک برنامه مناسب ذخیره کنید، نرم افزار access بهترین گزینه ممکن خواهد بود. ما در ادامه این مقاله از آموزش اکسس قصد داریم تا شما را با این نرم افزار مهم و کاربردهای آن آشنا کنیم.

معرفی نرم افزار اکسس

ذخیره حجم بالای اطلاعات کاری است که در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها و اغلب کسب و کارها انجام می‌شود. در این حالت برای ساماندهی و طبقه‌بندی اصولی داده‌ها بهتر است تا کار با اکسس را یاد بگیرید. شاید با خود بگویید که این کار را می‌توان با کمک برنامه‌های اکسل یا ورد نیز انجام داد، اما بالابودن حجم اطلاعات درحالی‌که روزبه روز به این حجم اضافه می‌شود، کار یافتن اطلاعات مدنظر و بررسی‌کردن لیست داده‌ها را برای شما دشوار یا بسیار زمان‌بر خواهد کرد. در حالی که شما با بهره‌گیری از بانک‌های اطلاعاتی می‌توانید ویرایش و بازیابی داده‌ها را به راحتی انجام دهید.

برای ساخت یک بانک اطلاعاتی و ذخیره داده‌ها نرم افزار مایکروسافت اکسس از قدرتمندترین برنامه‌های موجود خواهد بود. این نرم افزار برای اولین بار در سال 1992 ارائه شد و هنگام کارکردن با آن می‌توان از زبان برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک برای اپلیکیشن‌ها استفاده کرد. در این محیط نرم افزاری شما می‌توانید داده‌های خود را در یک لیست ذخیره کرده و در هر زمان که نیاز بود برای بازیابی و ویرایش آن‌ها اقدام کنید. حتی امکان حذف کردن داده‌های تکراری در لیست موردنظر وجود دارد. اکسس علاوه بر دسته‌بندی اطلاعات، شرایط برقراری ارتباط بین آن‌ها را برای شما فراهم می‌کند تا به راحتی بتوانید گزارش‌های دقیقی را درمورد آن‌ها ارائه دهید.

معرفی اجزای مهم در نرم افزار اکسس

برنامه اکسس محیط تقریباً پیچیده‌ای نسبت به اکسل و ورد دارد و لازم است تا شما برای آشنایی با تمام اجزای آن و یادگیری مهارت‌های لازم در یک دوره جامع آموزش اکسس شرکت کنید. بااین‌حال ما در ادامه پنج بخش مهم از این نرم افزار را معرفی می‌کنیم:

کوئری‌ها

کوئری به یک سؤال گفته می‌شود که متناسب با نوع پرسش شما، اطلاعاتی که در رابطه با این موضوع هستند را پیدا می‌کند. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات موردنظر خود را از چندین جدول استخراج کنید و با تعریف کردن شرط‌هایی بر روی آن‌ها به خواسته مدنظر خود دسترسی پیدا کنید.

جداول

در این نرم افزار جدول‌هایی وجود دارد تا اطلاعات موردنظر خود را در سطرها و ستون‌های مدنظر ذخیره کنید. به هر سطحی که داده‌ها در آن ذخیره می‌شود، رکورد می‌گویند. به ستون‌ها که ویژگی یک رکورد را نشان می‌دهند، فیلد گفته می‌شود.

فرم‌ها

فرم‌ها به صورت پنجره‌هایی هستند که وظیفه آن‌ها برقراری رابط گرافیکی بین پایگاه‌داده‌های مختلف و کاربر است.

ماژول‌ها

ماژول‌ها که قابلیت تعریف‌شدن به صورت خصوصی یا عمومی را دارند، یک یا چند تابع را شامل می‌شوند.

ماکروها

به توابعی که به کمک آن‌ها می‌توان به بازیابی و ویرایش اطلاعات پرداخت، ماکرو می‌گویند.

گزارش‌ها

اکسس این قابلیت را برای شما فراهم کرده است تا بتوانید از داده‌های خود گزارش‌های مناسب را تهیه کرده و آن را به شکل نمودار یا موارد دیگر نشان دهید.

نرم افزار اکسس چه مزایایی دارد؟

اگر با اصول نرم افزار اکسل آشنایی داشته باشید لازم است تا اطلاعات خود را در فهرست‌های مختلف از هم جدا کنید که با این کار به سختی می‌توانید به داده‌های موردنظرتان دسترسی داشته باشید، اما به دلیل این که در اکسل قابلیت برقراری رابطه بین جدول‌های مختلف وجود دارد، دیگر با این مشکل مواجه نخواهید شد. به عبارت بهتر می‌توان گفته که اکسس یک نرم افزار ساخت پایگاه داده است که همه نیازهای شما در این زمینه را پاسخ می‌دهد.

لازم به ذکر است که در صورتی که صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، استفاده از سیستم‌های مبتنی بر اکسس برای شما مناسب نخواهد بود؛ زیرا اکسس برای ایجاد پایگاه‌های داده با حداکثر حجم 2 گیگابایت و ارتباط هم‌زمان کاربران با تعداد حداکثر 255 نفر مناسب است. ساخت پایگاه داده با چند جدول از دیگر مزیت‌های این نرم افزار کاربردی است. علاوه بر این شما می‌توانید داده‌های خود را از برنامه اکسل یا فرمت SQL Server به اکسس وارد کنید. همچنین می‌توانید اطلاعات خود را در فرمت‌های متفاوت خارج کنید. از مهم‌ترین مزایای اکسس می‌توان به پایین بودن درصد خطای آن در حد قابل‌توجهی نسبت به برنامه اکسل اشاره کرد.

اکسس چه معایبی دارد؟

برای درک بهتر اصول اکسس لازم است تا با معایب آن نیز آشنا شوید. این معایب عبارت‌اند از:

• امنیت پایین نرم افزار
• در صورت بالابودن تعداد رکوردها، ضریب اطمینان کاهش پیدا می‌کند.
• بزرگ‌بودن حجم فایل‌ها
• فایل‌های خروجی این برنامه را نمی‌توان با فرمت exe استخراج کرد.
• به دلیل واقعی نبودن دیتابیس، این نرم افزار از امکاناتی مانند Trigger و storprocedure برخوردار نیست.
• شرایط ساختن کلاس‌ها و collectionها وجود ندارد.
• هر چه تعداد کاربران زیادتر باشد، ضریب اطمینان برنامه پایین‌تر می‌آید.
• در هنگام طراحی فرم و گزارش‌ها، امکان استفاده از آن‌ها به صورت client-server وجود ندارد و تنها می‌توان به شکل file server از آن استفاده کرد.

کاربردهای برنامه اکسس

اگر به دنبال یک نرم افزار ساخت پایگاه‌داده هستید، اکسس پاسخگوی همه نیازهای شما خواهد بود. توانایی بالای access در این زمینه باعث شده تا در حوزه پایگاه‌های داده حرف اول را بزند. اگر داده‌های زیادی برای ذخیره‌کردن دارید، برنامه اکسس حجم بالایی را در اختیار شما قرار می‌دهد به طوری که مطابق با میل خود آن‌ها را ساماندهی کنید. سازمان‌های بزرگ و شرکت‌هایی که فعالیت آن‌ها در حوزه فروش است و نیاز به ثبت مشخصات کالاها، قیمت، تعداد خریدوفروش و اطلاعات مشتریان دارند می‌توانند با اکسس بخش مهمی از کارهای خود را به راحتی مدیریت کنند. پیشنهاد می‌کنیم تا برای موفقیت در آموزش اکسس بهتر است تا کمی در زبان انگلیسی تسلط داشته باشید.

فایل‌های اکسس چه فرمتی دارند؟

ذخیره پایگاه‌های داده اکسس از نسخه متعلق به سال 2007 با پسوند فایل. accdb انجام می‌شود. در حالی که در نسخه‌های قدیمی، ذخیره‌سازی با پسوندهای mde. و mdb. صورت می‌گرفت. البته در صورتی که شما نیاز به فایل‌های نسخه‌های قدیمی داشته باشید، امکان باز شدن آن‌ها در نسخه‌های جدید اکسس نیز وجود دارد. طراحی این نرم افزار به گونه‌ای صورت گرفته است تا کاربران هیچ‌گونه نگرانی درمورد ذخیره داده‌های خود نداشته باشند.

جمع‌بندی

نرم افزار قدرتمند اکسس از بهترین نرم افزارهای موجود در زمینه طبقه‌بندی و ساماندهی اطلاعات با حجم‌های بسیار بالاست. شما با آموزش اکسس و یادگیری مهارت‌های آن می‌توانید گرفتن گزارش از داده‌های مدنظر خود را به راحتی انجام دهید. میزان حرفه‌ای شدن شما در استفاده از قابلیت‌های اکسس و امکانات آن کاملاً بستگی به سطح حرفه و نیاز شغلی‌تان دارد.